El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos ha anunciado una versión del Formulario I-9 revisado, conocido como Verificación de Elegibilidad de Empleo. Esta actualización introduce una serie de mejoras y cambios para facilitar el proceso de verificación de empleo y cumple con las nuevas normativas relacionadas con la terminación de las flexibilidades temporales de COVID-19.
A continuación, detallaremos las modificaciones más relevantes del nuevo formulario y cómo afectarán a los empleadores y empleados.

Procedimiento alterno autorizado para examinar documentos de forma remota
Una de las principales novedades del Formulario I-9 revisado es la introducción de una casilla de verificación que permite a los empleadores inscritos en E-Verify indicar que han examinado de forma remota los documentos de identidad y autorización de empleo. Esto se realiza a través de un procedimiento alterno autorizado por el Departamento de Seguridad Nacional (DHS).
De acuerdo con la regla final anunciada el 21 de julio de 2023, las flexibilidades temporales de COVID-19 llegarán a su fin el 31 de julio del mismo año. No obstante, DHS otorgará la autoridad para autorizar opciones alternas a los empleadores en la forma en que examinan la documentación del Formulario I-9.
Esta medida tiene como objetivo brindar mayor flexibilidad y adaptarse a los cambios surgidos debido a la pandemia.
Requisitos para el examen remoto de documentos del Formulario I-9
Para participar en el examen remoto de los documentos del Formulario I-9 bajo el procedimiento alterno autorizado por DHS, los empleadores deben cumplir con ciertos requisitos. Estos son:
- Inscripción en E-Verify: Los empleadores deben estar inscritos en E-Verify para ser elegibles para el examen remoto.
- Examen y conservación de copias: Los empleadores deben examinar y conservar copias de todos los documentos de identidad y autorización de empleo requeridos.
- Comunicación en vivo mediante video: Deben establecer una comunicación en vivo a través de video con el empleado para verificar la autenticidad de los documentos presentados.
- Creación de un caso en E-Verify: En caso de tratarse de una nueva contratación, los empleadores deben crear un caso en E-Verify para completar el proceso.
Cambios en el formato y contenido del Formulario I-9
El Formulario I-9 revisado presenta una serie de cambios destinados a agilizar su cumplimentación y facilitar el proceso de verificación de empleo. Entre las modificaciones más destacadas se encuentran las siguientes:
- Reducción de secciones 1 y 2: Ambas secciones se fusionan en una sola hoja, simplificando el formulario y ahorrando tiempo en su cumplimentación.
- Diseñado para dispositivos móviles: El nuevo formato del formulario se adapta a tabletas y dispositivos móviles, lo que facilita su uso y acceso desde cualquier lugar.
- Certificación de Preparador/Traductor: El área de Certificación de Preparador/Traductor de la Sección 1 se convierte en un suplemento independiente, que los empleadores pueden proporcionar según sea necesario.
- Sección 3 de Reverificación y Recontratación: También se convierte en un suplemento independiente que los empleadores pueden imprimir cuando se requiera una nueva verificación o en caso de una nueva contratación.
- Actualización de Listas de Documentos Aceptables: Se incluyen algunos recibos aceptables junto con orientación y enlaces sobre extensiones automáticas de la documentación de autorización de empleo.
- Reducción de las instrucciones: Las instrucciones del formulario se reducen significativamente de 15 a 8 páginas, lo que simplifica la comprensión y el proceso de verificación.
Fechas de implementación del Formulario I-9 revisado
El Formulario I-9 revisado, con fecha de edición 08/01/2023, entrará en vigor el 1 de agosto de 2023. Sin embargo, los empleadores podrán seguir utilizando el Formulario I-9 actual, con fecha de edición 10/21/2019, hasta el 31 de octubre de 2023.
A partir del 1 de noviembre de 2023, todos los empleadores deberán utilizar exclusivamente el nuevo Formulario I-9 revisado para llevar a cabo la verificación de elegibilidad de empleo de sus trabajadores.
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